TÓM TẮT:
Ứng dụng quản trị nhân lực công nghệ số ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện đại. Tuy vậy, nhiều nghiên cứu trên thế giới cho thấy tỷ lệ thất bại khi áp dụng quản trị nhân lực số là khá cao. Bài nghiên cứu tập trung vào lý thuyết nền và mô hình nghiên cứu, nghiên cứu nhằm đưa ra cái nhìn tổng quát về các nghiên cứu quản trị nhân lực số, kết quả nghiên cứu góp phần chuẩn bị cho các nghiên cứu thực tế của tác giả trong tương lai và là tài liệu tham khảo dành cho các nhà khoa học khác quan tâm về vấn đề này.
Từ khóa: quản trị nhân lực số, công nghệ số, quản trị nhân lực.
1. Đặt vấn đề
Kết quả nghiên cứu quản trị nhân lực số có sự khác biết nhất định khi mẫu nghiên cứu có sự khác biệt về đối tượng, thời gian, địa điểm… Ví dụ, nghiên cứu của (Bondarouk et al., 2005) đã phát hiện ra 2 vấn đề khác thường đó là “Mức độ tương thích với công việc của hệ thống quản trị nhân lực số không thể hiện rõ ảnh hưởng tới hiệu suất quản trị nhân lực” và “Hệ thống quản trị nhân lực số dễ sử dụng không thể hiện rõ ảnh hưởng tới hiệu suất quản trị nhân lực”, trong khi đó Yusliza cùng cộng sự (2012) chỉ ra mức độ hài lòng của người dùng, tính hữu dụng, dễ sử dụng có ảnh hưởng tới hiệu suất quản trị nhân lực.
Xuất phát từ tầm quan trọng của quản trị nhân lực số đối với doanh nghiệp và sự khác biệt trong kết quả nghiên cứu quản trị nhân lực số với các điều kiện nghiên cứu khác nhau cho thấy, cần tiếp tục triển khai các nghiên cứu về quản trị nhân lực số, đặc biệt là ở Việt Nam do chưa có nhiều nghiên cứu về vấn đề này. Để tạo thuận lợi đối với các nghiên cứu tiếp theo, tiến hành tổng hợp và hệ thống thông tin (review) từ các bài báo khoa học là hết sức cần thiết. Trong bài báo này, chúng tôi tổng hợp các thông tin khoa học nhằm làm rõ lý thuyết nền trong nghiên cứu quản trị nhân lực số, một số mô hình nghiên cứu trong quản trị nhân lực số, các biến nghiên cứu trong quản trị nhân lực số và phương thức đo lường.
2. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu, sử dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn. Trong nghiên cứu, trước tiên tấc giả thu thập các công bố quốc tế về quản trị nhân lực số nhằm hiểu rõ một số lý thuyết nền trong nghiên cứu quản trị nhân lực số. Sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết về lý thuyết nền, tiếp tục nghiên cứu nhằm hiểu rõ cơ sở lý luận về quản trị nhân lực số và các phương pháp nghiên cứu thực trạng về quản trị nhân lực số của doanh nghiệp.
3. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị nhân lực số
3.1. Khái niệm quản trị nhân lực số
Quản trị nhân lực số (HRIS) được hiểu là “quá trình triển khai Công tác quản trị nhân lực dưới sự hỗ trợ của công nghệ thông tin”. Về cơ bản, quản trị nhân lực số là việc áp dụng hệ thống công nghệ thông tin được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ các quá trình quản trị nhân lực của doanh nghiệp / tổ chức.
Quản trị nhân lực số (HRIS) được hiểu là hệ thống được thiết kế nhằm mục đích nhằm thu nhận, lưu trữ, khôi phục, phân tích, phân tách thông tin về nhân lực của doanh nghiệp (Tannenbaum, 1990).
Hệ thống Quản trị nhân lực số (HRIS) không chỉ đơn thuần là sự kết hợp giữa phần mềm quản trị nhân lực và hệ thống máy tính, đây là quá trình phối hợp giữa người lao động, chính sách, quy trình, quy định và dữ liệu (Moussa & El Arbi, 2020).
3.2. Ứng dụng quản trị nhân lực số
Ứng dụng quản trị nhân lực số trong hoạch định nguồn nhân lực: Hoạch định nhân lực được hiểu là quá trình lập kế hoạch nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đội ngũ nhân lực đủ về số lượng, đúng về chất lượng. Thông qua hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt chi phí nhân sự và chi phí hoạt động. Ứng dụng quản trị nhân lực số giúp công tác hoạch định đạt kết quả tốt thông qua hỗ trợ quá trình thực hiện, hỗ trợ phân tích xác định cung ứng nhân lực và nhu cầu nhân lực và hỗ trợ xây dựng các giải pháp trong hoạch định.
Ứng dụng quản trị nhân lực số trong tuyển dụng nhân lực: Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút và lựa chọn nhân lực phù hợp của doanh nghiệp. Quản trị nhân lực số hỗ trợ quá trình truyền đạt thông tin tới ứng viên, quá trình đánh giá ứng viên.
Ứng dụng quản trị nhân lực số trong đào tạo và phát triển nhân lực: Đào tạo và phát triển nhân lực là quá trình nâng cao kiến thức, kỹ năng và năng lực thực hiện công việc của nhân lực. Ứng dụng quản trị nhân lực số hỗ trợ quá trình xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo của doanh nghiệp.
Ứng dụng quản trị nhân lực số trong trả công lao động: Trả công lao động là quá trình chi trả các lợi ích cho người lao động. Hoạt động hỗ trợ đầu tiên có thể kể tới của hệ thống quản trị nhân lực số là hỗ trợ tính toán mức thù lao chi trả cho từng đối tượng lao động, bao gồm từ việc xác định mức thù lao cho tới chấm công, trừ thuế,… Hệ thống quản trị nhân lực số hỗ trợ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các sai sót trong tính toán tài chính của doanh nghiệp.
Ứng dụng quản trị nhân lực số trong đánh giá thực hiện công việc: Đánh giá thực hiện công việc là quá trình nhìn nhận hiệu suất làm việc của người lao động. Hệ thống quản trị nhân lực số hỗ trợ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và hỗ trợ thực hiện quá trình đánh giá.
3.3. Lý thuyết nền trong nghiên cứu quản trị nhân lực số
- Đánh giá kết quả hệ thống số (Evaluating information system effectiveness)
Scott Hamilton và cộng sự, (1981) chỉ ra 2 trường phái đánh giá hệ thống số. Trường phái thứ nhất là “goal-centered view” (mục đích trung tâm), theo trường phái này, kết quả hệ thống số mang lại cho doanh nghiệp được đánh giá thông qua mức độ hoàn thành các mục tiêu mà hệ thống đó cần đạt được. Có thể thấy, theo trường phái này, chất lượng của một hệ thống số được nhìn nhận thông qua mức độ hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp sau khi áp dụng hệ thống số. Trường phái thứ hai là “system resource view” (nguồn lực hệ thống), theo trường phái này, kết quả hệ thống số mang lại được đánh giá thông qua chất lượng của hệ thống đó. Đối với hai trường phái đánh giá kết quả hệ thống số, khi mục đích nghiên cứu hướng đến giải thích nguyên nhân thành công cần nghiên cứu theo trường phái “system resource view” (nguồn lực hệ thống).
- Mô hình chấp nhận hệ thống công nghệ (Technology Acceptance Model - TAM)
Mô hình TAM dựa trên nguyên lý tâm lý học, theo đó cảm nhận của người dùng về tính hữu dụng và dễ sử dụng có ảnh hưởng tới chấp nhận công nghệ. Đây là một trong các mô hình có ảnh hưởng lớn trong việc dự báo phương thức người dùng chấp nhận sử dụng một ứng dụng công nghệ thông tin. Mô hình đề cập tới tác động qua lại giữa các yếu tố bên ngoài, niềm tin và thái độ, hành vi sử dụng. MY Yusliza et al., (2012) nghiên cứu tác động qua lại giữa xác định rõ mục tiêu quản trị nhân lực số, hài lòng của người sử dụng về hệ thống quản trị nhân lực số, nhìn nhận về tính hữu dụng của hệ thống quản trị nhân lực số, nhìn nhận về dễ sử dụng của hệ thống quản trị nhân lực số, nhìn nhận về hỗ trợ người dùng, ảnh hưởng của môi trường xã hội và điều kiện cơ sở vật chất tới hành vi của người sử dụng hệ thống quản trị nhân lực số.
- Mô hình thành công hệ thống công nghệ thông tin (IS Success Model)
Mô hình được tạo thành bởi 6 nhóm nhân tố tạo nên thành công của hệ thống công nghệ thông tin. 6 nhóm nhân tố bao gồm: Chất lượng hệ thống (đánh giá thông qua chất lượng của hệ thống), Chất lượng thông tin (đánh giá thông qua thông tin đầu ra của hệ thống công nghệ thông tin), Chất lượng dịch vụ (đánh giá thông qua chất lượng đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của hệ thống công nghệ thông tin), Thông tin sử dụng (đánh giá thông qua dữ liệu đầu ra của hệ thống công nghệ thông tin được sử dụng), Hài lòng của người sử dụng (đánh giá thông qua phản hồi của người sử dụng), Lợi ích của hệ thống công nghệ thông tin (đánh giá thông qua giá trị tổng thể của hệ thống công nghệ thông tin mang lại cho doanh nghiệp / tổ chức).
- Mô hình phù hợp giữa công nghệ thông tin và tổ chức (IT-Organization Fit Model)
Mô hình đề cập tới sự phù hợp giữa các vấn đề cốt yếu của doanh nghiệp. Phù hợp bên trong là sự kết hợp hài hòa giữa các vấn đề nội tại của doanh nghiệp như chiến lược doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, phương thức lãnh đạo, vai trò và kỹ năng của các đối tượng khác nhau. Phù hợp bên ngoài là sự phù hợp của chiến lược doanh nghiệp với các yếu tố môi trường bên ngoài.
Trong nghiên cứu về số hóa, mô hình phù hợp giữa công nghệ thông tin và tổ chức cũng có thể đề cập tới sự phù hợp giữa 3 nhân tố là con người, tổ chức và công nghệ. Để có thể nhìn nhận lợi ích từ hệ thống công nghệ thông tin, cần đảm bảo 3 vấn đề. Thứ nhất là tầm nhìn của doanh nghiệp về hệ thống số và những lý do doanh nghiệp lựa chọn tầm nhìn cần được nhân lực của doanh nghiệp hiểu rõ ràng, đảm bảo nhân lực có sự chuẩn bị và sẵn sàng trước những thay đổi nhằm hạn chế các rào cản đối với sự thay đổi. Thứ hai là chiến lược của doanh nghiệp, hệ thống số và các mặt khác của doanh nghiệp cần được phối hợp chặt chẽ với nhau. Thứ ba là hạ tầng công nghệ thông tin cần phải đảm bảo, ví dụ như hệ thông mạng cần phải được chuẩn bị đầy đủ.
3.4. Đo lường trong nghiên cứu quản trị nhân lực số
William H. DeLone và cộng sự (1992) tổng hợp 6 yếu tố quyết định thành công của hệ thống công nghệ, bao gồm: Chất lượng hệ thống, Chất lượng thông tin, Thông tin được sử dụng, Hài lòng của người sử dụng, Tác động tới từng cá nhân, Tác động tới toàn bộ tổ chức. Theo David F. Larcker và cộng sự (1980), chất lượng hệ thống công nghệ thông tin được đánh giá thông qua các nội dung bao gồm: chi phí thời gian, mức độ chính xác, mức độ hữu dụng, mức độ liên quan tới công việc, mức độ rõ ràng, khả năng thực thi. Một số yếu tố cần đo lường khi nghiên cứu hệ thống công nghệ thông tin được trình bày dưới đây.
+ Chất lượng hệ thống (System Quality): đánh giá các chức năng của hệ thống công nghệ thông tin. Các đánh giá có thể sử dụng bao gồm đánh giá hiệu suất hoạt động của hệ thống và đánh giá chất lượng giao diện người dùng.
+ Chất lượng thông tin (Information Quality): đánh giá chất lượng thông tin được hệ thống số tạo ra. Các tiêu chuẩn đánh giá bao gồm Thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng, kịp thời, sẵn sàng, có liên quan, nhất quán, có độ tin cậy.
+ Chất lượng dịch vụ đề cập tới sự hỗ trợ toàn diện từ bên cung ứng hệ thống số. Chất lượng dịch vụ có thể được đánh giá thông qua công tác hỗ trợ kỹ thuật, thời gian chờ đợi để được hỗ trợ, sự cảm thông và thường xuyên sử dụng dịch vụ của người dùng.
+ Hài lòng của người sử dụng được sử dụng để đánh giá mức độ thành công của hệ thống. Hài lòng của người sử dụng được đánh giá thông qua cảm nhận của từng người sử dụng.
+ Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đề cập tới các đặc điểm như loại hình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp, chính sách của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, phân cấp và trao quyền, hoạch định và tổ chức, chiến lược, quản lý và truyền thông, và hỗ trợ từ đội ngũ quản trị cấp cao.
+ Yếu tố môi trường thường được phân tích phân tích với các yếu tố bao gồm: nguồn lực tài chính, chính sách, vị trí địa lý, đối tượng khách hàng, đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ bên trong doanh nghiệp, đối tượng sử dụng hệ thống công nghệ thông tin, truyền thông nội bộ.
+ Lợi ích thu được từ hệ thống công nghệ thông tin được đánh giá thông qua ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực từ hệ thống tới đối tượng sử dụng, lợi ích tài chính… Lợi ích của hệ thống số có thể được nhìn nhận thông qua tác động tới hành vi của người sử dụng, hiệu suất làm việc, phương thức thực hiện công việc, năng suất lao động, chi phí, kết quả đầu ra… Lợi ích về tài chính có thể được nhìn nhận thông qua việc giảm chi phí hoạt động hoặc mở rộng khả năng giải quyết vấn đề.
4. Kết luận.
Bài báo đã giải quyết được một số vấn đề sau: Thứ nhất là chỉ ra lý thuyết nền trong nghiên cứu quản trị nhân lực số (Evaluating information system effectiveness), đây là lý thuyết chỉ ra nguyên lý đánh giá hệ thống quản trị nhân lực số, và một số mô hình nghiên cứu trong quản trị nhân lực số. Thứ hai là tổng hợp các biến nghiên cứu trong quản trị nhân lực số và phương thức đo lường.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Bondarouk, T., & Ruël, H.J.M. (2005).Does e-HRM contribute to HRM Effectiveness? Results from a quantitative study in a Dutch Ministry, Paper presented at the 4th International Conference of the Dutch HRM Network, November 4 - 5.2006, Enschede, The Netherlands.
- David F. Larcker, V. Parker Lessig (1980), Perceived usefulness of information: A Psychometric examination. Decision Science, Vol 11.
- MY Yusliza and T Ramayah / Procedia (2012). Determinants of attitude towards E-HRM: an empirical study among HR professionals. Social and Behavioral Sciences 57 (2012) 312 - 319.
- Maryati Mohd. Yusof, Jasna Kuljis, Anastasia Papazafeiropoulou, Lampros K. Stergioulas (2008). An evaluation framework for Health Information Systems: human, organization and technology-fit factors (HOT-fit). International journal of medical informatics 7 7. 386-398.
- Scott Hamilton and Norman L. Chervany (1981). Evaluating Information System Effectiveness - Part I: Comparing Evaluation Approaches. MIS Quarterly, Vol. 5, No. 3 (Sep., 1981), pp. 55-69
- Scott Hamilton and Norman L. Chervany (1981). Evaluating Information System Effectiveness - Part II: Comparing Evaluator Viewpoints. Vol. 5, No. 4 (Dec., 1981), pp. 79-86.
- William H. DeLone, Ephraim R. McLean, Information systems success: the quest for the dependent variable, Information Systems Research. 3 (1) (1992) 6-95.
An overview on grounded theories and methodological researches on human resource information system
Ph.D Trinh Minh Duc
Thuongmai University
Abstract:
Human resource information system has become an important part of modem organizations. However, the failure rate of applying the human resource information system at businesses is quite high. This paper focuses on grounded theories and methodological researches on human resource information system to present an overview on studies on human resource information system. This paper’s findings could be used for further researches on this topic.
Keywords: digital human resource management, digital technology, human resource management
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 4 tháng 2 năm 2023]
