Hiệu quả số hóa trong quản lý và nội dung đào tạo
Cùng với những thành công quan trọng bước đầu trong công tác chuyển đổi số tại Cơ quan Văn phòng Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, Trung tâm Đào tạo Vinataba đã được lãnh đạo Tổng công ty giao nhiệm vụ triển khai ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo, đào tạo e-learning, lưu trữ dữ liệu số hóa từ năm 2022. Đây là bước đầu tiên trong tiến trình chuyển đổi số trong công tác đào tạo nhân lực của Tổng công ty.
Đào tạo theo phương thức e-Learning giúp doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích đáng kể như việc mở các lớp học không hạn chế số lượng và không phụ thuộc vào lịch trình của giảng viên hay các phòng ban. Quy trình mở lớp học được tối ưu và triển khai nhanh chóng hơn rất nhiều.
Bộ phận quản lý đào tạo sẽ tiết giảm được những khoản chi cho hội trường, phòng học, in ấn giáo trình, tài liệu cho mỗi lần tổ chức lớp mà thay vào đó sẽ đầu tư kinh phí cho việc sản xuất bài giảng một lần đầu có thể tái sử dụng hệ thống này cho nhiều lần sau, hoặc chỉ thêm chi phí cập nhật.
Những chương trình đào tạo có tính ổn định cao, định kỳ hoặc lặp đi lặp lại hàng năm, có tính chất kiến thức kỹ năng cơ bản nền tảng rất phù hợp với phương thức đào tạo e-learning. Các bài giảng e-learning mang tính chuyên nghiệp cao, được xây dựng một cách nhất quán, không phụ thuộc vào trình độ, cảm xúc của giảng viên.
Hệ thống e-learning hỗ trợ và đáp ứng các nhu cầu đào tạo kiến thức và kỹ năng cho người học, đồng thời còn có thể đánh giá, giám sát, chăm sóc học viên theo cách thức tự động và hoàn chỉnh; xóa bỏ mọi rào cản trong việc học tập. Học viên với máy tính hoặc điện thoại thông minh, có thể học tập ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào mà không cần phải trực tiếp di chuyển đến một địa điểm nào đó; có thể chủ động lên một lộ trình học phù hợp với khả năng cá nhân.
Để việc chuyển đổi số trong đào tạo đạt được thành công đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều yếu tố và không hề dễ dàng, trong đó có 2 yếu tố cốt lõi chính là nội dung số hóa và nền tảng trực tuyến.
Nội dung đào tạo là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của quá trình chuyển đổi số trong đào tạo. Với các hình thức đào tạo truyền thống, các tài liệu chủ yếu sẽ ở các dạng tài liệu đơn thuần hoặc có kết hợp với các dữ liệu số.
Tuy nhiên, với đào tạo trực tuyến, các tài liệu cần ở các dạng tài liệu số. Nên hoạt động số hóa tài liệu là bước quan trọng với doanh nghiệp trước khi tiến hành chuyển đổi số trong đào tạo. Các tài liệu truyền thống chuyển sang dạng số sẽ được thể hiện dưới nhiều hình thức: Video trực tiếp, clip hoạt hình, Slideshow, hình ảnh động… Đa dạng cách thể hiện nội dung đào tạo sẽ giúp học viên dễ dàng tiếp nhận các kỹ năng, kiến thức; dễ ghi nhớ và có thể áp dụng vào công việc hằng ngày.
Tuy nhiên, việc số hóa nội dung đào tạo cũng cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản bởi nếu phương pháp áp dụng số hóa nội dung chưa phù hợp, đào tạo trực tuyến e-learning sẽ không có được nội dung phù hợp.
Nếu chưa đủ năng lực thực hiện số hóa nội dung đào tạo, thì doanh nghiệp có thể lựa chọn tìm đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa nội dung đào tạo chuyên nghiệp. Số hóa được nội dung đào tạo được coi là một trong những chìa khóa thành công với chuyển đổi số đào tạo trong doanh nghiệp.
Nền tảng quản lý, thực hiện đào tạo sẽ là yếu tố chính quyết định đến việc tiếp cận các thông tin của học viên và hiệu quả đào tạo. Nền tảng e-learning không chỉ cần phải có các yếu tố hỗ trợ học viên dễ dàng học tập mà còn thuận tiện trong việc theo dõi, quản lý xây dựng lộ trình học tập hợp lý. Đối với công tác quản lý đào tạo, nền tảng cần đáp ứng yêu cầu có thể thường xuyên đánh giá chất lượng nhân sự một cách chuẩn xác và có hệ thống, để từ đó họ có thể tối ưu nguồn lực nhân sự cho doanh nghiệp của mình.
Tiếp tục triển khai chương trình đào tạo trực tuyến
Xác định rõ những lợi ích của chuyển đổi số trong công tác đào tạo tại Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, với mục đích tích hợp hệ thống chuyển đổi số đồng bộ với cơ quan văn phòng Tổng công ty, Trung tâm Đào tạo đã nghiên cứu tiếp cận ứng dụng giải pháp Mobifone e-learning của Tổng công ty Viễn thông Mobifone. Hệ thống Mobifone e-Learning bao gồm 2 nhóm tính năng chính:
- Quản lý đào tạo: Các chức năng cho phép tạo mới, khai báo, cấu hình các thông tin liên quan đến khóa học.
- Học viên: Các chức năng cho phép học viên tham gia các khóa học và quản lý quá trình học tập của bản thân.
Bước đầu của tiến trình ứng dụng giải pháp e-learning là thiết lập cấu hình hệ thống, đào tạo nhân sự quản lý, vận hành phần mềm chạy thử tính năng… Bước tiếp theo là thí điểm số hóa nội dung đào tạo, triển khai chương trình đào tạo e-learning đối với cán bộ chuyên viên cơ quan văn phòng Tổng công ty.
Sau khi thí điểm, rút kinh nghiệm và tiến hành những cải tiến cần thiết, Trung tâm Đào tạo sẽ triển khai một số chương trình đào tạo trực tuyến đối với đơn vị thành viên như đào tạo kiến thức chung về ngành Thuốc lá, đào tạo giám sát bán hàng, nhân viên bán hàng; đào tạo một số kỹ năng làm việc…
