Cải cách hành chính trong giao dịch thanh toán quốc tế

THS. PHẠM THỊ NGỌC MAI (Khoa Tài chính Ngân hàng và Bảo hiểm, Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật công nghiệp)

TÓM TẮT:

Cải cách hành chính (CCHC) đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của quốc gia nói chung và ngành Ngân hàng nói riêng. Trải qua quá trình thực hiện CCHC trên nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực Thanh toán quốc tế (TTQT), các ngân hàng thương mại (NHTM) Việt Nam đã có những thay đổi tích cực về mặt hành chính qua 5 khía cạnh - quy trình nghiệp vụ và các quy định có liên quan, thủ tục hành chính, tổ chức bộ máy, nhân sự và hiện đại hóa hành chính. Tuy nhiên, hạn chế cũng được tìm thấy trong các khía cạnh này và cần tiếp tục thực hiện cải cách.

Từ khóa: cải cách hành chính, thủ tục hành chính, tờ khai hải quan, L/C,…

1. Đặt vấn đề

CCHC là cần thiết để ngành Ngân hàng đáp ứng các yêu cầu đặt ra trong công tác CCHC quốc gia, đồng thời là giải pháp góp phần tạo ra sự đổi mới đồng bộ cho hoạt động ngân hàng, là đòn bẩy giúp ngân hàng nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm hỗ trợ người dân và doanh nghiệp thuận lợi trong giao dịch ngân hàng.

Trong xu thế hiện nay, khi nhu cầu của khách hàng về sản phẩm dịch vụ ngân hàng ngày càng cao thì CCHC một cách toàn diện trong tất cả các giao dịch ngân hàng là cần thiết. Là dịch vụ cơ bản thuộc nhóm dịch vụ phi tín dụng đem lại nhiều lợi nhuận cho ngân hàng, dịch vụ TTQT cần có những thay đổi tích cực về mặt hành chính. CCHC trong giao dịch TTQT được xem xét trên 2 mối tương quan: (i) trong nội bộ ngân hàng giữa các bộ phận thực hiện nghiệp vụ TTQT và (ii) trong quá trình giao dịch TTQT giữa ngân hàng với khách hàng.

Xét ở góc độ marketing, trong mối tương quan giữa người cung cấp dịch vụ và người sử dụng dịch vụ thì ngân hàng cần thực hiện CCHC nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ để duy trì và phát triển quan hệ khách hàng. Đối tượng khách hàng sử dụng dịch vụ TTQT của ngân hàng là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các cá nhân, tổ chức khác. Trong đó, hơn 90% giao dịch TTQT được thực hiện bởi khách hàng doanh nghiệp. Ngân hàng đóng vai trò trung gian thanh toán giúp doanh nghiệp giải quyết khâu thanh toán cho các hợp đồng ngoại thương để hoàn tất thương vụ một cách thuận tiện và nhanh chóng, từ đó phát triển hoạt động kinh doanh.

Sản phẩm TTQT của các NHTM Việt Nam tương đối giống nhau, gồm các sản phẩm cơ bản như chuyển tiền, nhờ thu, L/C và các sản phẩm khác nên ngoài quan hệ tín dụng giữa ngân hàng và khách hàng, sự cạnh tranh được quyết định bởi chất lượng dịch vụ. Trong những yếu tố cấu thành chất lượng dịch vụ TTQT thì các yếu tố hành chính như quy trình, thủ tục, năng lực và sự phục vụ của nhân viên... có ý nghĩa quan trọng. CCHC giúp ngân hàng đơn giản hóa thủ tục, tinh gọn bộ máy tổ chức, giảm chi phí phát sinh trong quá trình tác nghiệp, đồng thời giúp khách hàng tiếp cận các dịch vụ TTQT một cách thuận tiện, tiết kiệm chi phí và thời gian giao dịch. Như vậy, việc đánh giá thực trạng CCHC trong giao dịch TTQT tại các NHTM Việt Nam nhằm tìm ra giải pháp cho vấn đề trên là cần thiết.

2. Thực trạng cải cách hành chính trong giao dịch thanh toán quốc tế tại các ngân hàng thương mại Việt Nam

2.1. Những thành tựu trong cải cách hành chính

- Về mặt thể chế hành chính liên quan đến giao dịch TTQT

Tại các NHTM Việt Nam, cải cách thể chế hành chính trong giao dịch TTQT thể hiện rõ nhất ở sự cải tiến quy trình nghiệp vụ. Về cơ bản, hầu hết các ngân hàng đã xây dựng quy trình nghiệp vụ cơ bản cho hoạt động TTQT và thường xuyên cải tiến theo hướng chặt chẽ, chi tiết, đồng thời quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và chuẩn thời gian thực hiện cho từng bước. Nhờ đó, quá trình tác nghiệp diễn ra trôi chảy và đẩy nhanh tốc độ xử lý nghiệp vụ. Ví dụ, nếu trước đây, ngân hàng mất 2 - 3 ngày làm việc để hoàn tất giao dịch phát hành L/C thì hiện nay, thời gian phản hồi kết quả phát hành thư tín dụng (L/C) cho khách hàng khá nhanh, chỉ trong vòng 2 giờ đồng hồ kể từ lúc tiếp nhận hồ sơ đầy đủ.

Tuy nhiên, quy trình nghiệp vụ TTQT của một số ngân hàng chưa được thiết kế một cách chuẩn hóa, còn sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận, phòng, ban. Chẳng hạn như tại HDBank, trong nghiệp vụ chiết khấu bộ chứng từ theo L/C xuất khẩu, quy trình chưa quy định rõ việc kiểm tra tờ khai hải quan (TKHQ) hàng xuất thuộc trách nhiệm của Trung tâm TTQT hay bộ phận hỗ trợ tín dụng nên gây ra sự trùng lắp và đùn đẩy trách nhiệm giữa hai bên. Hoặc theo quy định, doanh nghiệp phải mua bảo hiểm cho lô hàng nhập khẩu khi có nhu cầu mở L/C cho hợp đồng ngoại thương với giá EXW, FOB... và nộp chứng từ bảo hiểm cho ngân hàng. Nhưng, quy trình không quy định rõ trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ bảo hiểm trong trường hợp này thuộc về bộ phận nào. Do vậy, trong thực tế, bộ phận hỗ trợ tín dụng chỉ nhận kiểm tra chứng từ bảo hiểm trong trường hợp thế chấp bằng chính lô hàng nhập khẩu đó, còn các trường hợp khác thì chuyển trách nhiệm cho Trung tâm TTQT, trong khi Trung tâm TTQT cho rằng đây là trách nhiệm của bộ phận hỗ trợ tín dụng. Ngoài ra, các quy định liên quan đến nghiệp vụ TTQT ở các NHTM Việt Nam chưa bao quát được tất cả các trường hợp ngoại lệ, chuyển tiền cho các mục đích đặc biệt, nên nhân viên phải mất thời gian tìm hiểu để giải quyết tình huống.

- Về  thủ tục hành chính trong giao dịch TTQT

Thủ tục hành chính trong giao dịch TTQT bao gồm hồ sơ, giấy tờ, chứng từ phát sinh trong nội bộ ngân hàng và trong quá trình giao dịch giữa ngân hàng với khách hàng. So với giai đoạn trước đây, các NHTM Việt Nam có nhiều thay đổi về thủ tục hồ sơ TTQT theo hướng đơn giản hóa và rút ngắn thời gian giao dịch. Điều đó đã nhận được sự đánh giá tích cực từ phía khách hàng. Đặc biệt trong thời gian dịch Covid-19, một trong những thay đổi rõ rệt nhất là thủ tục bổ sung tờ khai hải quan (TKHQ) cho ngân hàng trên cơ sở đổi mới phương thức khai hải quan điện tử của ngành Hải quan. Hiện nay, doanh nghiệp chỉ cần nộp TKHQ điện tử hoặc cung cấp số TKHQ qua email đã đăng ký với ngân hàng mà không cần bổ sung TKHQ bản chính bằng giấy trong các giao dịch thanh toán tiền hàng nhập khẩu như trước đây. Dựa vào số TKHQ, ngân hàng có thể kiểm tra thông tin trên hệ thống Cổng thông tin TKHQ điện tử của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Nhờ vậy, doanh nghiệp giảm bớt khâu đến ngân hàng bổ sung TKHQ sau khi nhận hàng, tiết giảm chi phí giấy tờ và thời gian đi lại.

Trong giao dịch L/C nhập khẩu, khách hàng thường có nhu cầu soạn thảo bản nháp L/C để gửi trước cho bên xuất khẩu. Trước đây, để nhận được L/C nháp thì doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đề nghị mở L/C bản giấy cho ngân hàng và chờ đến khi có tờ trình phê duyệt mức ký quỹ. Hiện nay, họ chỉ cần fax hoặc email đơn đề nghị mở L/C và hợp đồng ngoại thương cho ngân hàng thì có thể nhận L/C nháp trong vòng vài giờ kể từ lúc tiếp nhận hồ sơ mà không cần chờ tờ trình phê duyệt mức ký quỹ. Nếu L/C không được chính thức phát hành sau đó, khách hàng sẽ bị thu phí hủy L/C nháp. Trong giao dịch nhờ thu và L/C xuất khẩu, các doanh nghiệp ở tỉnh có văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh thường thuê các công ty dịch vụ lập chứng từ và phải gửi chứng từ về trụ sở chính ở tỉnh để doanh nghiệp này trực tiếp xuất trình chứng từ đến ngân hàng ở tỉnh. Nhận thấy vấn đề này gây bất tiện cho khách hàng, các ngân hàng đã có cơ chế tiếp nhận hồ sơ linh hoạt hơn.

Phần lớn các NHTM Việt Nam hiện nay đều áp dụng hình thức giao dịch TTQT qua fax đối với khách hàng doanh nghiệp. Có 100% doanh nghiệp và ngân hàng tham gia khảo sát cho biết giao dịch qua fax rất thuận tiện cho doanh nghiệp vì không cần trực tiếp đến ngân hàng để thực hiện giao dịch TTQT. Ngoài ra, các ngân hàng như Vietcombank, ACB, Sacombank, HDBank... đã triển khai hình thức đăng ký trực tuyến cho giao dịch chuyển tiền T/T và phát hành L/C. Những phương thức giao dịch mới này góp phần đơn giản hóa về thủ tục hành chính, giúp doanh nghiệp có thể giao dịch TTQT thuận lợi, nhanh chóng và kịp thời. Trong trường hợp cần thiết, nhân viên có thể hỗ trợ đến trụ sở doanh nghiệp để nhận hồ sơ TTQT.

2.2. Những vướng mắc còn tồn tại

Bên cạnh sự thay đổi tích cực, một số thủ tục giao dịch TTQT tại các NHTM Việt Nam vẫn còn vướng mắc và chưa nhận được sự đồng thuận từ phía khách hàng.

Thứ nhất, khách hàng cá nhân thường phàn nàn về các giấy tờ được yêu cầu cung cấp trong trường hợp chuyển tiền ra nước ngoài cho mục đích định cư, thừa kế với trị giá lớn. Về phía ngân hàng, việc yêu cầu giấy tờ là để tuân thủ quy định quản lý ngoại hối, nhưng khách hàng cho rằng ngân hàng gây khó dễ và đòi hỏi quá nhiều giấy tờ chứng minh nguồn gốc số tiền và mục đích chuyển tiền, trong khi đó thực sự là nguồn tiền hợp pháp mà họ có được.

Thứ hai, chưa có sự thống nhất giữa các ngân hàng về thủ tục bổ sung TKHQ cho các giao dịch thanh toán tiền hàng nhập khẩu. Đối với giao dịch nhờ thu và L/C nhập khẩu, một số ngân hàng yêu cầu doanh nghiệp phải bổ sung TKHQ nhưng một số ngân hàng khác lại không yêu cầu. Sự thiếu nhất quán này xuất phát từ quan điểm kiểm soát rủi ro khác nhau nhưng lại tạo cho khách hàng cách nhìn nhận sai lệch về quy định thủ tục giao dịch TTQT của từng ngân hàng.

Thứ ba, mẫu biểu giấy tờ thường xuyên thay đổi, doanh nghiệp chưa kịp cập nhật nên sử dụng mẫu cũ và phải mất thời gian để làm lại hồ sơ theo mẫu mới của ngân hàng. Ngoài ra, quy trình giao dịch TTQT chưa được cung cấp rõ ràng, đầy đủ trên website của các ngân hàng và khách hàng chỉ được tư vấn khi đến ngân hàng giao dịch. Giao dịch qua fax mang lại thuận tiện cho khách hàng nhưng lại bất tiện cho ngân hàng khi phải theo dõi bổ sung hồ sơ gốc, nhất là khi khách hàng không bổ sung hồ sơ đúng thời gian quy định.

3. Giải pháp nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính trong giao dịch thanhtoán quốc tế tại các ngân hàng thương mại Việt Nam

Trên cơ sở những vấn đề tồn tại liên quan đến thủ tục hành chính trong giao dịch TTQT, NHNN nên có văn bản quy định cụ thể về: (i) thủ tục thực hiện các giao dịch chuyển tiền định cư, thừa kế... của khách hàng cá nhân và (ii) thủ tục bổ sung TKHQ cho các giao dịch thanh toán nhập khẩu để các NHTM thực hiện thống nhất và nhận được sự đồng thuận từ phía khách hàng. Theo quan điểm thận trọng và kiểm soát rủi ro, NHNN nên quy định doanh nghiệp phải bổ sung TKHQ cho ngân hàng trong tất cả các giao dịch chuyển tiền trả trước, nhờ thu và L/C nhập khẩu. Vì thực tế đã từng xảy ra trường hợp người bán và người mua thông đồng lập hợp đồng và bộ chứng từ giả để thanh toán nhờ thu, nhưng sau đó lô hàng không được nhập vào Việt Nam. Nếu ngân hàng không yêu cầu bổ sung TKHQ thì đó sẽ là khe hở để doanh nghiệp lợi dụng chuyển tiền phi pháp ra nước ngoài.

Bên cạnh đó, các NHTM cần thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong giao dịch TTQT theo hướng đơn giản hóa và công khai, minh bạch bằng các biện pháp cụ thể như:

+ Rà soát, chỉnh sửa lại kỹ lưỡng các mẫu biểu sử dụng trong giao dịch TTQT theo chuẩn ISO và có thể tích hợp các yêu cầu trong cùng một loại mẫu biểu, loại bỏ những giấy tờ không cần thiết nhằm giúp khách hàng chuẩn bị hồ sơ TTQT một cách gọn nhẹ, nhanh chóng.

+ Cân nhắc áp dụng hình thức giao dịch qua fax cho tất cả các khách hàng doanh nghiệp và miễn bổ sung hồ sơ cho một số doanh nghiệp đáp ứng tiêu chí xét duyệt của ngân hàng. Đồng thời, nghiên cứu đổi mới cách thức tiếp nhận và xử lý hồ sơ TTQT của khách hàng trên cơ sở khai thác những tiện ích của hệ thống ngân hàng trực tuyến.

+ Cập nhật tóm tắt thủ tục và các bước thực hiện các giao dịch TTQT kèm theo chuẩn thời gian quy định trên website ngân hàng để khách hàng nắm bắt và dễ dàng giao dịch.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2021), Quyết định số 1606 /QĐ-NHNN ngày 07/10/2021 về Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2021-2025.
  2. HDBank (2020), Báo cáo thường niên của Ngân hàng HDBank năm 2020.
  3. HDBank (2021), Báo cáo thường niên của Ngân hàng HDBank năm 2021.HDBank (2021), HDBank đạt Giải thưởng Chất lượng điện toán Thanh toán quốc tế xuất sắc 4 năm liên tiếp, truy cập tại: https://hdbank.com.vn/news/detail/tin-tuc/hdbank-dat-giai-thuong-chat-luong-dien-toan-thanh-toan-quoc-te-xuat-sac-4-nam-lien-tiep,

The administrative reform of the international payment field

Master. Pham Thi Ngoc Mai

Faculty of Finance, Banking and Insurance, University of Economics - Technology for Industries

Abstract:

Administrative reform plays an important role in the development of Vietnam in general and the banking industry in particular. Thanks to the administrative reform in many fields including the international payment field, Vietnamese commerical banks have achieved positive administrative changes in five aspects, namely business processes and related regulations, administrative procedures, organizational structure, and personnel & administrative modernization. However, these aspects still have some limitations and further administrative reforms are needed.

Keywords: administrative reform, administrative procedures, customs declaration, L/C.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 2 tháng 1 năm 2023]